善用金字塔原理,做好年終盤點
日期:2017-11-17 瀏覽

 HR在動筆之前,需要關注:

年終總結寫給誰看,即年終總結的視角;

年終總結如何與未來承接,即年終總結的未來考量;

如何運用專業表達,即用金字塔原理搭建報告架構。

01

年終總結的視角

撰寫年終總結有兩類主要目的:一類是提升個人成長,即通過總結盤點一年的收獲和不足,總結過去一年的個人得失,以期下一年改進;另一類是工作所需,即部門或業務負責人提交工作回顧和具有工作導向性的設想。

撰寫總結的過程中不僅能總結個人得失,更重要的是可以站在工作角度上,思考本部門或自己負責的業務領域年度工作開展情況,回顧初始計劃構想,回望期間經歷的波折。此類年終總結需要思考如何為下一年工作規劃做好準備。

在工作中,HR最常犯的錯誤是把工作總結寫成個人總結,即年終總結視角不明確。因此,筆者本篇重點討論第二類年終總結的寫法。

年終總結的讀者并非員工本人,而是企業經營者。大多數HR只是從自身角度回顧自己做了哪些工作,在展現形式上甚花心思,卻不關心企業經營者到底關注什么。因此,撰寫年終總結先要站在企業經營者的角度思考。

顯然,企業經營者通常想從年終總結中看到員工這一年為公司創造了多少價值。在他們眼里,價值闡釋比形式美觀更有必要。價值的衡量和界定可以有多種標準,從價值創造角度來看,可以重點從以下三種價值角度思考:

業務價值

包括年度的業績成果、重點工作完成情況等。對于直接參與業務的部門來說,應特別體現增利或降本的成果。具體來講,分析年度經營計劃落實到本部門的要求是什么,需要圍繞哪幾條主線展開,需要落實的重點工作是什么,其結果如何。業務部門的定量價值創造比較容易衡量和描述,而定性的重點工作開展情況,衡量起來相對困難,可以提供材料予以說明。

服務價值

對于后臺職能部門來說,其本身并不創造業務價值,它的價值來源于為公司業務的開展提供有效支持。對于集團總部來說,則應考慮其是否為下屬子公司提供了必要的支持服務。后臺職能部門及總部職能部門可以圍繞可度量的支持展開,比如核心人才的招聘、合格候選人的培養結果等。

改進價值

本重點解決了哪些核心問題?是否通過改善管理模式帶來公司運作效率的提升?除了業務價值,一個公司的經營者最看重的莫過于改進價值,改進價值決定了企業在未來能否成長而不只是原地踏步。改進價值意味的不是每年重復而模糊的改進預期,而是具體落地的可預見的改進項目。也就是說,公司的經營者更希望能夠從HR的年終總結中看到各部門的工作是在不斷推進的,而不是每年都徘徊在沒有結果的議題上。

02

年終總結的未來考量

雖然“年終總結”名義上是對過去一年的回顧,實際上其更重要的作用是與未來對接。因此,可以參照職能戰略的制定方法,思考本年度總結的“輸出”如何轉化為下一年度規劃的“輸入”,兩者的一體化思考將會提高下一年度計劃的制訂效率。

筆者以制定職能戰略為例。制定一個公司職能戰略(3-5年)分為三個步驟:

(1)明需求:根據公司戰略規劃明確本專業領域戰略需求。  

(2)找差距:分析本專業領域優劣勢。

(3)訂計劃:即確定本專業領域總體目標和階段性規劃。

職能戰略和年度計劃(1年)都離不開差距分析,差距既來自外部符合對標條件的標桿對標,也來自對公司現狀問題的分析。如果在做年終總結時能夠充分考慮來年的計劃,那么在制訂下年度計劃時將達到事半功倍的效果。

03

用金字塔原理搭建報告架構

有了方向和目標,接下來就可以組織內容了。讓之前所積累的素材形成報告也有一些講究。

很多撰寫者事無巨細、洋洋灑灑地寫一大篇,寫成一篇優秀的記敘文,卻并不意味著其就是一份好報告。經營者的時間是寶貴的,他沒有耐心閱讀密密麻麻的大段文字,而需要提綱挈領式的闡述,以便快速看到需求點。

因此,即使HR將做過的全部工作羅列起來,看似有條理,實則為缺乏歸納的零碎信息,經營者讀完后只記得你做了很多零碎的工作,但這些工作的成效在哪里,與公司業務的關聯度如何,依然令人不知所云。

結構清晰、一目了然的總結才能第一時間抓住經營者的眼球。如此看來。金字塔原理不失為好的方法。金字塔原理由麥肯錫第一位女性咨詢顧問巴巴拉·明托于1973年提出,是一種結構化的思維方法,因其展現的框架結構酷似埃及金字塔而得名。金字塔原理思維結構不僅成為咨詢行業的準則,還被廣泛地運用到各個行業,成為幫助人們清晰思考、寫作、表達的重要工具。

在寫作中,金字塔原理要求文章嚴格遵守四個特征:

特征一:一篇文章的結構必定只支持一個思想,這個思想將概括所有級組的思想。對于年終總結來說,這也是要求整篇總結應由一個中心思想概括,所有的內容都應圍繞這個主題。凡是不支持本主題的素材一律不提。比如,2017年度同時發生了其他重要事項,但這些事項和年度總結無關,則需要單列,而非納入年終報告這份文件。

特征二:任何一個層次上的思想都必須是其下一層次思想的概括。中心思想又可分解成幾個分論點,每個分論點又應分解成多個論據素材。這要求論據必須支持分論點,分論點必須能夠支持中心思想。比如,對于一份人力資源部的總結報告來說,假設其中某一部分表述的是招聘管理的成效,就不要在此部分闡釋培訓管理的內容。

特征三:每組中的思想必須屬于同一個范疇。每個分論點下的論據必須屬于同一邏輯范疇內。這是因為觀點是有層次的,因此,需要把同層次的思想內容放在相同的層級里,才不至于出現混亂。

特征四:每組的思想都必須按照邏輯順序組織。邏輯順序可以是時間順序、重要性順序等。按照邏輯順序排序,方便檢查分類是否已經窮盡所有可能性。

金字塔原理通過橫向和縱向關系將主題串起來,序言的使用可以幫助撰寫者闡釋報告的背景,有利于閱讀者理解后續主體內容,因此,金字塔原理的結構特別適用于撰寫文章。

04

自上而下的年終總結撰寫方法

了解金字塔的特征后,HR還要學會構建金字塔。

構建金字塔有兩種方法:自下而上和自上而下。

自下而上是在不了解整體架構情況時依靠摸索建立的。自上而下的方法則是在對問題和成果有了總體認知,只需把清晰的結構表達出來時使用的方法。

每個人在寫年終總結前,都收集了一些碎片化的信息,包括業績、采取的行動、個人主要問題、下年展望等等,經過思考后,總結人也已經確定了年終總結的主題思想,此時就可以采用自上而下的撰寫方法。

自上而下搭建金字塔,具體分為三個部分:

第一步,列出中心思想。根據價值創造維度的分析,列出全文的中心思想,從這個中心層層分解下去。

第二步,列出問題的分解框架。圍繞年終總結主題,一般分解為三個模塊:完成的成績、遇到的問題和未來的計劃。這三者之間應該是層層遞進的邏輯關系。每個模塊都可以繼續往下分解。“成績”可以分解為“完成的業績”和“已經采取的行動”。“遇到的問題”可以分解為“不足”和“啟示”。“未來的計劃”可以分解為“主要目標”、“具體措施”和“下年的展望”。其中,“業績”可以繼續下分為“分管工作部分”與“重點工作部分”。“不足”可以繼續分解為“業務上的問題”和“個人問題”。至此,金字塔的框架已大致成型。

第三步,放入素材。把碎片化的素材信息整理到框架相應的位置中,一個年終總結的金字塔就完成了。通過金字塔框架的構建,年終總結將變得思路清晰、層次分明、邏輯嚴密。

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